Khi một xã, phường hoặc đơn vị hành chính được đổi tên, sáp nhập hay chia tách, nhiều người giữ lại địa chỉ cũ trong danh bạ, tài khoản mua hàng hoặc hồ sơ. Lúc đó câu hỏi thường gặp là mã bưu chính cũ có còn dùng được hay phải đổi theo đơn vị mới.
Không có một quy tắc “đổi tên là đổi mã” cho mọi trường hợp
Quan hệ hành chính và dữ liệu mã bưu chính là hai lớp thông tin khác nhau. Một thay đổi tên hoặc địa giới không nên được dùng để tự suy ra mã mới. Cần đối chiếu đơn vị hiện hành trước, sau đó tra mã bưu chính gắn với đơn vị đó theo nguồn hiện hành.
Đổi tên toàn bộ khác với chia tách
Nếu đơn vị cũ chỉ đổi tên hoặc được kế thừa toàn bộ bởi một đơn vị mới, quan hệ có thể tương đối rõ. Nhưng nếu địa bàn cũ được chia sang nhiều đơn vị mới, chỉ biết tên cũ là chưa đủ để chọn một địa phương duy nhất. Bạn có thể cần thêm tên đường, thôn, khu phố hoặc thông tin vị trí.
Không nên tự “chuyển” mã cũ theo vài chữ số giống nhau
Mã mới và mã cũ có thể nhìn gần giống nhưng điều đó không chứng minh chúng thuộc cùng một địa chỉ. Đặc biệt với mã 6 chữ số trong tài liệu cũ, không nên tự cắt một chữ số để biến thành mã 5 số.
Quy trình kiểm tra an toàn
- Dùng Tra cứu địa danh cũ để xác định đơn vị hiện tại và xem quan hệ thay đổi.
- Nếu có nhiều đơn vị kế nhiệm, bổ sung địa chỉ chi tiết trước khi chọn.
- Tra mã của đơn vị hiện hành bằng Tra cứu mã bưu chính.
- Đối chiếu nguồn khi kết quả đang ở trạng thái cần kiểm tra.
Khi nào nên giữ nguyên địa chỉ cũ?
Giấy tờ lịch sử hoặc tài liệu cần phản ánh đúng thông tin tại thời điểm phát hành có thể vẫn cần giữ tên cũ trong phần trích dẫn. Tuy nhiên, khi điền một địa chỉ giao nhận hoặc biểu mẫu hiện tại, bạn nên kiểm tra yêu cầu của đơn vị tiếp nhận và dùng thông tin hành chính hiện hành khi phù hợp.
Website tách nguồn quan hệ địa danh và nguồn mã bưu chính; bạn có thể xem nguyên tắc này tại Nguồn dữ liệu. Nếu mục tiêu của bạn là tìm tên hiện tại từ một tên cũ, xem Cách tra địa danh cũ sau thay đổi hành chính.
